Dans l’article précédent, j’ai expliqué l’intérêt d’un système de productivité ainsi que l’outil que j’ai pris l’habitude d’utiliser afin de lui donner vie: OneNote.
Aujourd’hui je vais rentrer plus en détail dans l’organisation des tâches dans ce système mais aussi expliquer quand je remplis chaque catégorie.
Le système de productivité : l’organisation
Dans la plupart des intercalaires, mes pages contiennent uniquement un titre. Mais on peut ajouter sans problème du contenu dans la page si l’on souhaite ajouter des détails sur l’objectif ou la tâche écrite.
Monthly Goals : savoir ce que l’on veut
Cette catégorie est destinée à orienter votre vision vers le futur. Dans un mois à partir de maintenant, que voulez-vous avoir accompli ? Ce sont les réponses à cette question qui vont vous donner les objectifs du mois à créer dans cette catégorie.
Cela peut être quelque chose comme “Coder son premier mini jeu en Python” ou “Savoir lire de l’allemand simple”. Ce sont les objectifs qui vous guident vers vos rêves et vos ambitions.
Rien ne vous empêche de créer d’autres catégories pour vous objectifs à plus long terme (6 mois, 1 ans) et même vos objectifs de vie ! Ils sont là pour que vous vous rappeliez là où vous voulez aller et ne finissiez pas dans une vie qui vous déplaît.
Les grosses pierres : créer du mouvement.
Les grosses pierres contiennent tous vos objectifs de la semaine en cours. Dans l’idéal, au moins une des grosses pierres doit être directement lié à un de vos “monthly goals”. Mais il peut y avoir d’autres objectifs liés à des obligations personnelles.
Ces grosses pierres sont la base de la majorité des tâches que vous allez définir pour les autres catégories. Elle sont censées correspondre à ce que vous devez accomplir et la limite d’une semaine doit vous pousser à agir dès maintenant pour atteindre les objectifs.
TPI : Les tâches les plus importantes
Les TPI sont les tâches les plus importantes que vous devez accomplir aujourd’hui. Quoi qu’il arrive vous devez faire le maximum pour accomplir toutes les tâches que vous avez écrites dans cette catégorie !
Personnellement, j’ajoute à chaque tâche une priorité (A, B ou C) et me focalise en premier sur les tâches A de ma journée. De cette façon je ne vais pas repousser le plus important en réalisant des tâches qui sont plus facile juste pour éviter les autres.
La catégorie suivante, les “TPI attente” sert d’ emplacement temporaire. Quand une idée de tâches importante me vient à l’esprit mais que je ne peux pas la faire pour l’instant, je l’écris directement dedans. Je peux ainsi sélectionner une partie de mes tâches du jour parmi celles en attente.
Habitudes
Cette catégorie me sert à entrer toutes les choses que je dois faire tous les jours, ou très régulièrement. C’est une sorte de check-list des habitudes que je veux prendre mais qui ne sont pas encore assez intégrées pour être naturelle.
On peut y retrouver des choses comme “30 min sport” ou “Méditer” par exemple.
Devoirs
J’ai abandonné l’agenda pour les cours depuis quelques années, donc je stocke désormais ici les devoirs qu’on me donne en cours. Ils ne rentrent pas dans les autres catégories car je sépare ce que l’école me demande et ce que je veux faire.
Accomplissement : Motivez-vous !
Cela peut paraître étonnant mais cette catégorie contient les choses que j’ai accomplie au fur et à mesure des jours. On fait tellement de listes de “choses à faire” qu’au bout du compte, on à l’impression d’avoir trop de travail et de ne pas avancer assez vite.
On oublie souvent les choses que l’on a déjà réussie par le passé pour se penser uniquement à ce qu’on doit faire maintenant.
Cette catégorie résout le problème en gardant une trace de vos accomplissements. Vous pouvez ainsi la relire de temps en temps pour constater que vous arrivez à obtenir des résultats. En plus, vous pouvez être motivé à remplir cette liste lorsqu’elle vous semble trop vide !
Les accomplissements n’ont pas besoin d’être grandiose, cela peut aller de “champion du monde de natation” à “livre x fini” à “réussite de mon gâteau au chocolat”.
Autre tâches
Ici vous pouvez placer les actions que vous souhaitez réaliser, mais uniquement une fois que les TPI sont terminées.
J’utilise assez peu cette catégorie, mes TPI me prennent déjà le principal de mon temps de travail.
Au delà de l’horizon
Les tâches qui restent trop longtemps dans “Autres tâches” sont déplacées ici, probablement pour y être oubliées à tout jamais. La plupart des tâches qui arrivent ici ne sont pas si importantes que cela à vos yeux.
Idées
C’est un ensemble d’intercalaires qui représente mon bloc-note en quelque sorte. Ici sont écrits des idées de projets, d’applications, d’articles… Tout ce qui vous passe par la tête mais que vous ne voulez pas prendre le risque d’oublier !
Quand remplir ?
Afin que le système de productivité ne tombe pas dans l’oubli, j’essaye au maximum de m’imposer des moments pour mettre à jour les tâches et continuer à en ajouter de nouvelles. Voici comment je m’y prends en général :
A la fin du mois, je regarde si j’ai accompli les objectifs du mois. Si ce n’est pas le cas, je l’abandonne ou le ré-ajuste pour le mois en cours. Je définis ainsi quelques objectifs du mois, ce qui m’oblige à réfléchir à ce que je veux réaliser.
Ensuite, avec les objectifs du mois sous les yeux, chaque dimanche (souvent soir), je réfléchis aux prochaines grosses pierres pour la semaine qui vient.
Tous les soirs, je réfléchis à ce que j’ai accompli aujourd’hui et l’écrit dans la liste d’accomplissements puis je regarde mes TPI en attente et planifie mes TPI (et parfois mes “autres tâches”) pour le lendemain. Il m’arrive de choisir mes TPI le matin même pour la journée, ou de ne pas en mettre dans certains cas (journée sans travail, ou évènements par exemple).
De cette manière, chaque catégorie est régulièrement mise à jour. Même quand je ne suis pas cette méthode à la lettre (je procrastine aussi parfois !), elle est assez simple d’utilisation pour me permettre au moins d’avancer vers mes objectifs. Le plus important n’est d’être infaillible, mais de ne pas stagner. Les quelques périodes où je respecte moins mes objectifs et mon système de productivité sont compensées par celle où je progresse plutôt que de passer du temps à rien faire !
Conclusion
Ce système de productivité me permet d’avoir une trace écrite de mes objectifs sans que cela ne soit une prise de tête. En le suivant le plus assidûment possible, j’ai pu progresser dans de nombreux domaines en informatique. J’ai pu me forcer à travailler plusieurs jours par semaine sur le développement Web, créer ce blog, et même écrire cet article.
De plus, une fois mes TPIs terminées, je peux profiter pleinement du reste de ma journée à faire ce que je veux en étant heureux d’avoir fait un pas de plus vers ce que je souhaite réaliser !
